De nos jours, l’information est générée à un rythme de plus en plus élevé, et les entreprises font face à des coûts et à des risques importants lorsqu’elles acquièrent, interprètent et gèrent de l’information.
Le risque de pertes de documents
Les entreprises savent que cela entraine des risques de perte de documents, mais elles ne savent peut-être pas dans quelles mesures exactement. Savez-vous par exemple que, selon L’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver ? Dans sa quête d’information pertinente, le collaborateur perd, 9 % de son temps à ne pas trouver l’information recherchée et 7 % de son temps à recréer des documents. L’AIM a aussi observé qu’une entreprise sur quatre sait qu’il lui faudra au moins un mois pour retrouver l’ensemble des documents nécessaires en cas d’audit. Et le temps passé à la recherche de documents ne peut qu’aller en augmentant : chaque année, une entreprise produit 50% de documents papiers et 60% de fichiers numériques supplémentaires, conduisant par ailleurs invariablement à produire des doublons. Le constat est simple : quel que soit le type d’archivage (papier ou électronique), les règles de classement actuellement en place ne sont pas performantes.
Pour une organisation, cette perte de temps se traduit par un coût moyen annuel de 3 500 $ par employé.
L’impact sur la rentabilité de l’entreprise
L’impact d’un tel manque de gestion des contenus touche la productivité des collaborateurs donc la productivité de l’entreprise. Par exemple, il y a 10 ans, un opérateur télécom avait besoin de trois semaines pour transférer le dossier d’un abonné d’une filiale à une autre, dans le cas de son déménagement. Aujourd’hui il faut compter trois mois de délais. Et de surcroit, l’information transférée est aujourd’hui moins complète et moins fiable qu’auparavant. Car si la demande de transfert est faite électroniquement, elle est en fait ensuite traitée manuellement. Certaines entreprises vont même jusqu’à refuser d’envoyer certaines informations aux clients qui en font la demande car ils ne la trouvent tout simplement pas.
Et vous ? Savez-vous combien de temps votre entreprise, cabinet … perd chaque année à la recherche de documents et d’informations ?
Pour aller plus loin
Le cabinet INNOPRAG a développé une solution qui est conçue pour être intégrée à leur moteur sémantique. Cette solution est un puissant outil sémantique fondé sur un système avancé de règles, qui permet d’analyser, de structurer, de tenir à jour et de trouver des informations dans SharePoint ainsi que dans Office 365. Fondamentalement, cette solution analyse tous les actifs informationnels téléchargés, modifiés ou ajoutés dans SharePoint.
Le moteur sémantique extrait automatiquement les informations pertinentes telles que les concepts, contextes et modèles de votre structure, collaborateurs ou celle de vos clients. Celui-ci génère des données intelligentes (métadonnées améliorées) et les associe aux documents afin de suggérer des recherches facettées sémantiques et dynamiques, de produire des nuages de mots clés et des résumés (pour donner un aperçu), etc.
La méthodologie de mise en œuvre de cette solution est fondée sur une approche itérative d’acquisition et de transfert de connaissances. Nos experts travaillent en étroite collaboration avec vos collaborateurs pour relever les connaissances propres à votre secteur d’activité et trouver la meilleure façon de segmenter les concepts et modèles pour améliorer la recherche et l’accès à l’information ainsi que pour maximiser l’expérience utilisateur.
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